As empresas com múltiplas franquias e afiliados tem crescido nos últimos anos e gerenciar esses empreendimentos tornou-se um desafio para os responsáveis. Assim, surgiu a necessidade de otimizar o controle e manter os dados mais autênticos o possível.
Todo negócio possui uma estrutura que demanda supervisão, como os setores financeiros, controle de estoque, vendas, marketing e analytics, produção e jurídico. O gerenciamento torna-se complexo, principalmente quando se tem mais de uma empresa em voga.
Neste sentido, muitos gestores têm adotado um sistema de gestão empresarial (ERP) para o controle das multiempresas. Esse sistema é um tipo de software de inteligência artificial que contribui para o gerenciamento de diversas empresas simultaneamente.
Este software contém um banco de dados com todas as informações das empresas que são gerenciadas, permitindo o cruzamento e emissão de relatórios periódicos para análise de desempenho.
Entenda agora quais são os setores que podem ser abrangidos pelo software para maior controle dos gestores.
1. Setor de Vendas
Dentro do setor de vendas, o software pode contribuir para atividades rotineiras como emissão de nota fiscal, controle sobre estoques e gerenciamento das vendas.
Emissão de nota fiscal
A nota fiscal é um artigo de suma importância dentro dos negócios. É emitida para o cliente após sua compra e contém informações sobre os dados da empresa, do cliente e especificações do produto quanto a marca, preço e quantidade.
Quanto se administra uma série de empresas em conjunto, a emissão da nota fiscal pode se tornar algo mais complexo e exigir grande dispensa de tempo para sua organização, para composição dos dados de cada filial e seus clientes.
Por meio do sistema de gerenciamento integrado, este processo é reduzido ao simples apertar de um botão de comando, que emite a nota instantaneamente por meio da coleta e organização dos dados do cliente e da respectiva empresa.
Controle sobre estoques
O controle sobre a estocagem de produtos dentro de uma empresa é essencial por permitir previsões mais assertivas sobre os gastos futuros, evitar desperdício de matéria-prima ou produto final e obtenção de dados mais precisos sobre o andamento da produção.
Por meio da alimentação do sistema por funcionários treinados, pode-se até mesmo realizar uma inspeção de instrumentos, a fim de saber quais estão em condição satisfatória para uso e quais necessitam de reposição.
Esse controle sobre o estoque contribui também para melhor gestão das entregas e do ciclo de vida útil dos produtos, reduzindo custos com manutenção e aumentando a produtividade das empresas.
Além disso, quando se tem empresas de distintos segmentos em um mesmo sistema de gerenciamento, os estoques necessitam de uma supervisão ainda maior, o que é possibilitado pelo software de modo rápido, simples e prático.
Gerenciamento das vendas
A gestão de vendas é um fator decisivo dentro de uma empresa, pois é ela que ditará o sucesso ou fracasso dos negócios.
Sendo assim, o acompanhamento de multiempresas por meio do sistema permite maior controle geral sobre as vendas, incluindo pedidos, entregas, pagamentos, reabastecimento dos estoques e obtenção de indicadores de resultados.
Por exemplo, se sua empresa vende manta filtrante para ar condicionado e executa outros serviços como manutenção e troca do aparelho, tendo várias filiais, o sistema pode ser muito interessante, permitindo controle sobre esses serviços distintos.
Esse sistema permite uma análise minuciosa e assertiva, mesmo o gestor estando à distância, o que facilita o gerenciamento como um todo.
2. Setor Financeiro
No tocante ao segmento financeiro, é possível maior organização nas contas evitando erros na contabilidade ou ainda a possibilidade de fraudes.
Maior organização das finanças
Em decorrência da disponibilidade central dos dados das empresas relacionadas, o fluxo de caixa e balanço patrimonial são mais organizados, permitindo maior controle sobre as transações financeiras.
Por meio desses dados e da emissão de relatórios de desempenho, é possível ter uma visão de quais as filiais que estão tendo melhores e piores resultados, o que contribui para uma distribuição de recursos condizente, garantindo a saúde financeira como um todo.
O sistema de gerenciamento permite maior automação de maquinas e processos contribuindo também para redução dos custos e resultados mais precisos quanto às etapas de produção, melhorando ainda mais a organização das finanças.
Menor possibilidade de fraudes e crimes financeiros
Como o sistema fornece um controle preciso sobre as movimentações, a identificação de possíveis desvios de dinheiro interno ou ainda sonegação de impostos, torna-se mais fácil ao gestor.
Essa medida de supervisão é importante para evitar problemas futuros com a receita federal e prejuízos dentro das empresas por meio de déficit nas contas. O sistema funciona então como um alarme para comercio, sinalizando quando algo está errado.
3. Setor Jurídico
Neste setor, o software permite melhor gerenciamento das conformidades legais de empresas e de distintos CNPJs.
Supervisão de conformidades legais
O gerenciamento integrado de multiempresas torna a resolução dos processos burocráticos mais rápida, fácil e prática, permitindo manter as empresas em conformidade com a lei em todos os parâmetros necessários.
Essa supervisão mais direta evita que detalhes passem despercebidos aos olhos do gestor, evitando problemas futuros como processos jurídicos e intimações.
Gerenciamento de CNPJs distintos
Uma grande vantagem desse sistema integrado é a possibilidade do gerenciamento de CNPJs distintos. O CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) é um número que identifica determinada empresa de modo específico.
Em muitos casos, uma empresa possui diversas filiais, que podem ser do mesmo segmento ou de segmentos distintos, com CNPJs diferentes.
Dessa forma, o sistema para gerenciamento permite que esses CNPJs sejam cadastrados simultaneamente, garantindo uma melhor supervisão, organização dos dados, agilidade e segurança.
4. Segurança da informação
Quanto à segurança da informação, o gerenciamento em um único sistema permite o controle sobre o acesso dos usuários, emissão de relatórios e maior proteção de dados.
Permissão de acesso a usuários
O sistema para gerenciamento permite o controle sobre acesso de usuários à ele, sendo que o responsável pode escolher as pessoas que considera de confiança para fazerem a gestão.
Como o sistema compila dados de diversas empresas em um só lugar, manter essa permissão de acesso restrita é fundamental a fim de evitar invasões, vazamento de dados de clientes e informações sigilosas sobre as vendas.
Emissão de relatórios
Outro aspecto importante quanto à segurança da informação é a emissão de relatórios possibilitada pelo sistema. Esses relatórios contêm informações importantes acerca do perfil do consumidor, dados sobre faixa etária, estilo de vida e outras características.
Além disso, permitem uma melhor visualização dos negócios em relação ao público-alvo, contribuindo para otimização das estratégias de marketing e ampliação da segurança dos dados disponíveis no banco.
Supondo que você tenha uma empresa de automação e deseja obter os dados sobre os clientes que fizeram contratação do serviço nos últimos 2 meses, a emissão de relatório irá prontamente fornecer essas informações e de modo sigiloso, garantir a segurança.
Maior proteção de dados
A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), promulgada em 2018 no Brasil, aumentou as obrigatoriedades e responsabilidades das empresas em relação ao uso de dados dos potenciais clientes e os fidelizados.
Quando se tem uma rede de empresas para fazer o gerenciamento, a proteção de dados pode ser reduzida, devido à grande quantidade de informações sobre os clientes.
Sendo assim, o uso de um sistema que integra essas informações permite melhor controle e uma consequente maior proteção, evitando infringir a lei e repassando segurança ao cliente.
Imagine que você tem uma empresa de customização de produtos e vende bloco de anotações personalizado empresa. Para saber qual o seu público-alvo e respectivo comportamento, é essencial o acesso aos dados de modo sigiloso.
Assim, o sistema de gerenciamento irá permitir que você obtenha essas informações e as use para veiculação de campanhas de marketing, mantendo os dados a salvo de possíveis vazamentos e prejuízos jurídicos.
Benefícios e vantagens do gerenciamento em único sistema
O uso de um sistema que permite a integração das empresas de interesse traz uma série de benefícios aos gestores, como:
- Integração de dados dos setores internos;
- Integração de dados das filiais;
- Maior controle sobre o andamento da produção;
- Otimização das campanhas de marketing;
- Centralização dos dados em apenas um banco;
- Segurança da informação;
- Maior eficiência da gestão;
- Maior controle sobre empresas de segmentos distintos.
Por meio desses benefícios, o gerenciamento torna a vida do gestor mais fácil, permitindo uma ampla visão do negócio e atuação para atenuar os pontos fracos, enriquecer os fortes e aproveitar oportunidades, reduzindo riscos.
Conforme visto neste artigo, o gerenciamento de multiempresas pode ser complexo ao gestor. O uso de um sistema integrado, portanto, surge como uma solução para maior organização e otimização da supervisão.
Portanto, siga as dicas e comece hoje mesmo a implantar o sistema de gerenciamento para o seu negócio.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
