Você já ouviu falar em paperless?
Esse é um conceito que vem ganhando cada vez mais espaço nas empresas.
Que buscam reduzir o uso de papel e tornar seus processos mais ágeis, seguros e de acordo com a sustentabilidade.
Mas o que significa paperless e como aplicar na sua empresa?
Neste texto, vamos explicar o que é esse conceito, quais são os seus benefícios e como você pode adotá-lo nos processos de trabalho.
Acompanhe!
O que é a cultura paperless?
A cultura paperless é uma forma de gerenciar informações de uma empresa sem depender de documentos físicos.
Em vez disso, é utilizado um sistema eletrônico que armazena e gerencia informações digitais. Isso inclui documentos em formato PDF, planilhas, apresentações, entre outros.
Com a sua aplicação, é possível tornar a empresa mais eficiente, ágil e organizada.
Além disso, essa cultura tem um impacto positivo no meio ambiente.
Já que a redução do uso de papel pode diminuir o desmatamento, economizar água e energia e reduzir a emissão de gases poluentes.
Assim, a cultura paperless é uma forma de modernizar a gestão de informações de uma empresa, trazendo benefícios tanto para o negócio quanto para o planeta.
Mas por que essa cultura é tão importante atualmente?
É o que vamos ver a seguir.
Importância do paperless
Segundo a WWF Brasil, o Brasil é o quarto maior consumidor de papel do mundo, com cerca de 10 milhões de toneladas por ano.
Desse total, apenas 26% são reciclados, o que significa que o restante acaba em aterros sanitários ou na natureza, contribuindo para o desmatamento e a poluição.
Já uma pesquisa da AIIM (Association for Information and Image Management) mostrou que as empresas que adotaram o paperless conseguiram reduzir em até 60% os custos.
Isso referente a papel, impressão e armazenamento de documentos.
Além disso, elas relataram uma melhora na produtividade, na qualidade do serviço e na satisfação dos clientes.
Por isso, a adoção da cultura paperless é tão importante.
O uso excessivo de papel em empresas pode trazer diversos problemas, como perda de documentos, extravio de informações, além de impactos ambientais negativos.
A adoção do paperless pode ajudar a reduzir o impacto desses problemas e trazer muitos benefícios para o negócio.
Como adotar a cultura paperless na empresa
Adotar a cultura paperless na empresa não é uma tarefa simples.
Mas sim um projeto de médio e longo prazo que envolve mudanças na estratégia de negócio, na missão, visão e valores da organização e na mentalidade dos colaboradores.
Para implementar essa cultura, é preciso seguir alguns passos essenciais, como:
Digitalizar todos os documentos: Uma empresa certamente possui anos de produção e organização de documentos em papel que não podem desaparecer do dia para a noite.
Por isso, é preciso digitalizar todos os documentos físicos que são importantes para o negócio e armazená-los em um ambiente seguro e acessível.
Isso pode ser feito por meio de scanners ou aplicativos de celular que permite escanear documentos com a câmera.
Armazenar na nuvem: O armazenamento na nuvem é uma forma conveniente de guardar documentos e arquivos importantes para o negócio.
Ele permite que os dados sejam acessados de qualquer lugar e dispositivo, sem ocupar espaço físico ou depender de equipamentos específicos.
Além disso, ele oferece mais segurança e proteção contra perdas, roubos ou danos nos documentos.
Utilizar softwares de gestão: Os softwares de gestão permitem registrar e acompanhar os dados da empresa em formato digital.
Por exemplo, um sistema para controle financeiro pode ajudar a gerenciar as entradas e saídas de dinheiro da empresa, sem precisar de planilhas ou recibos impressos.
Além disso, ele pode gerar relatórios e gráficos que facilitam a análise financeira e a tomada de decisões.
Utilizar ferramentas eletrônicas: Outra dica importante é incentivar a equipe a utilizar ferramentas eletrônicas.
Como agendas virtuais, aplicativos de notas e e-mails, em vez de cadernos e papéis.
Para isso, é necessário que a empresa ofereça as ferramentas necessárias e que capacite a equipe para utilizá-las da forma correta.
Estabelecer políticas claras: Por fim, é importante que a empresa estabeleça políticas claras sobre a utilização de documentos digitais.
E que treine a equipe sobre como utilizar as ferramentas de gestão eletrônica de forma eficiente e segura.
Isso inclui definir regras para criação, nomeação, alteração e exclusão de documentos, bem como para compartilhamento e acesso às informações.
Assim, a empresa pode implementar a cultura paperless de forma gradual e consistente, adaptando para a sua realidade e alinhando-a com os seus objetivos e valores.
4 vantagens do paperless
Agora vamos conhecer o que a adoção da cultura paperless pode oferecer de vantagens para uma empresa.
#1 Redução do impacto ambiental
A redução do uso de papel é uma das principais vantagens do paperless.
O papel é produzido a partir de árvores e, por isso, a sua utilização excessiva contribui para o desmatamento.
Além disso, o processo de produção de papel consome muita água e energia e gera resíduos poluentes.
Ao adotar a cultura paperless, a empresa contribui para a preservação do meio ambiente e todas suas preocupações com aquecimento global e sustentabilidade.
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#2 Maior segurança no armazenamento das informações
Os documentos físicos estão sujeitos a perdas, extravios, roubos ou danos causados por fatores externos, como incêndios, enchentes e outras situações de emergência.
Já as informações digitais podem ser armazenadas em nuvem, em servidores de backup ou em dispositivos eletrônicos com alta capacidade de armazenamento.
Isso aumenta a segurança das informações e reduz a probabilidade de perda ou dano.
#3 Maior agilidade para recuperar e consultar uma informação
Com o armazenamento de informações em meio digital, a recuperação e consulta de informações se torna muito mais ágil e fácil.
Por exemplo, na área de marketing e vendas, com um sistema de vendas integrado e armazenado digitalmente.
Assim, todos os colaboradores têm acesso dinâmico e rápido às informações, tornando a tomada de decisões mais eficiente e precisa.
#4 Desenvolve e incentiva o impacto social
A cultura paperless incentiva a adoção de práticas sustentáveis e responsáveis por parte das empresas, o que pode gerar impactos positivos para a sociedade como um todo.
Ao adotar essa cultura, a empresa se torna uma referência em termos de práticas sustentáveis.
O que pode atrair novos clientes, fornecedores e colaboradores que valorizam empresas comprometidas com o meio ambiente.
Leia também: Como funciona a área de sustentabilidade de uma empresa?
A cultura paperless é uma tendência cada vez mais presente no mundo corporativo e pode trazer inúmeros benefícios para as empresas.
Algumas das vantagens dessa cultura são a redução do impacto ambiental, a maior segurança no armazenamento das informações e a agilidade para consultar informações.
Por isso, é preciso investir em tecnologia, treinamento e políticas claras sobre o uso de documentos digitais.
Com a adoção dessa cultura, a empresa pode se tornar mais eficiente, ágil, organizada e sustentável, gerando impactos positivos para o meio ambiente e para a sociedade.
