A tecnologia mudou radicalmente a forma como vemos e nos relacionamos com o mundo. Com a chegada da Covid-19, que fez com que tivéssemos a ascensão do home office, as empresas se viram obrigadas a começar a recorrer à digitalização de processos para manter suas atividades normalmente, mesmo que a distância.

De acordo com a pesquisa DT Index 2020, a pandemia fez com que 80% das organizações acelerassem a transformação digital de seus processos. Analisando somente o Brasil, esse número sobe para 87,5%, e a tendência é de aumentar ainda mais.

Esse cenário somente mostra como a tecnologia pode melhorar processos internos e externos das empresas, gerando novas oportunidades de negócios. Com sua agilidade, versatilidade e precisão, pode ajudar até mesmo na tomada de decisão mais assertiva por parte dos donos das empresas.

Mas, além disso, elas permitem também uma economia ainda maior de espaço, por conta da digitalização de documentos. Sem contar a contribuição ao meio ambiente na diminuição do consumo de papéis, transformando eles em arquivos.

Porém será que é somente isso que ajuda as empresas na digitalização de arquivos? Separamos aqui embaixo alguns motivos de por que tomar essa atitude pode ser benéfico para o seu negócio.

Acesso fácil a informações 

Não é novidade para ninguém que, quanto menos papel tiver em um local, mais fácil se encontrar informações. Com isso, é possível uma melhor comunicação entre as áreas, e até mesmo uma melhor visão do mercado e do seu público-alvo. Sem contar que pode também solucionar problemas legais de maneira muito mais fácil.

Ele também aumenta a transparência dos processos internos. Ao facilitar o acesso dos colaboradores para consultar o saldo do vale-alimentação diretamente pelo seus celulares, por exemplo, aumenta-se o nível de confiança interna, deixando o ambiente de trabalho mais agradável para se trabalhar. Sem contar que também aumenta a satisfação deles.

Mais segurança

Perder documentos impressos, infelizmente, ainda é uma coisa bastante comum nas empresas de todo o mundo. Ao ter um processo completamente digital, é possível salvar cópias do documento totalmente gratuitas no drive, em outros aparelhos, ou até mesmo no próprio computador, e poder acessá-lo quando e onde quiser.

Mais espaço

Com a falta de documentos impressos, não há mais necessidade de grandes armários para guardá-los, certo? Dessa forma, você vai ter um aproveitamento muito maior de espaço na sua empresa para trazer mais conforto para seus colaboradores, ou até mesmo investir em novas áreas para o crescimento do seu negócio.

Economia de dinheiro

Com a digitalização de documentos, diminui-se o gasto com mão de obra para manutenção do local de guarda de documentos, além de, obviamente, o valor investido na compra de papel ser praticamente levado a números bem próximos de zero. 

Boa imagem perante a sociedade

Como dito anteriormente, ao diminuir o consumo de papéis dentro dos processos da empresa, você também acaba trazendo menos prejuízo para o meio ambiente. É possível usar isso como ferramenta para melhorar sua imagem perante seus consumidores, atrelando sua marca a um movimento social que tem ganhado cada vez mais espaço.

Rapidez na tomada de decisões

Com dados sendo disponibilizados de maneira mais rápida e precisa, a tomada de decisões se torna igualmente mais ágil e efetiva. Isso permite a formação de campanhas de marketing mais agressivas, com mais chances de conversão, gerando mais espaço no mercado e superando a concorrência.