Tenho certeza que você já se sentiu improdutivo no trabalho. A energia diminui, você ficou disperso. Mesmo com todas as demandas gritando ali perto de você, ainda não é suficiente para te dar um gás. No fim do expediente você saiu com um sentimento de frustração, e com tarefas pendentes.
Será que existe um segredo para a produtividade no trabalho?
O que fazer para driblar a procrastinação, diminuir o cansaço e aproveitar o máximo do tempo de trabalho?
O que é ser produtivo?
Quem é que não quer entregar mais trabalho, em menos tempo?
Ser produtivo é produzir mais, com maior qualidade, em menos tempo. De nada adianta fazer inúmeras coisas, mas sem nenhuma qualidade.
A produtividade está diretamente ligada ao planejamento, a gestão equilibrada do tempo e motivação.
Um profissional produtivo faz muito, com qualidade, usando os recursos que estão disponíveis para ele.
Qualidade e quantidade devem estar em equilíbrio. Ser produtivo não é trabalhar o tempo todo sem parar. Mas é saber priorizar e organizar o seu tempo de forma que você trabalhe menos e melhor.
Vamos te mostrar 5 dicas infalíveis para ser mais produtivo no trabalho, e com isso aumentar sua qualidade de vida
- Planeje sua rotina
O planejamento é o pilar da gestão de tempo. Para conseguir maior produtividade você precisa aprender a planejar a sua rotina, priorizando as demandas mais importantes e urgentes, e deixar de lado as distrações.
A lógica do planejamento depende das suas necessidades e objetivos.
A metodologia 5S é uma boa forma de organizar sua rotina de trabalho. Ela é um método de organização de empresas que surgiu no Japão logo após a Segunda Guerra Mundial.
O país precisava se reerguer estruturalmente para ter avanços na economia. Por isso, a metodologia 5S passou a ser aplicada em vários segmentos do país, e se destacou na gestão de grandes empresas.
O nome 5S é inspirado nos 5 pilares que dão origem a metodologia:
- Seiri – senso de utilização;
- Seinton – senso de organização;
- Seiso – senso de limpeza;
- Seiketsu – senso de normalização;
- Shitsuke – senso de disciplina.
Baseado nesses 5 pilares, você pode fazer planejamentos de longo, médio e curto prazo.
A longo prazo, organize sua agenda mensal. Destaque os compromissos mais importantes e identifique se será necessário que você se prepare melhor para ele.
A médio prazo está o planejamento semanal. Organize as demandas da semana, respeitando também os tempos de pausa e descanso.
Para o planejamento a curto prazo, um check list diário das demandas do dia otimiza seu tempo e não te deixa confuso. Você pode incluir algumas metas em cada planejamento.
- Procure treinamentos de qualidade
Buscar treinamentos na sua área é um meio prático de alavancar seu desempenho. Estar atualizado com te dá mais confiança, e técnica para executar tudo com maior excelência.
Um eletricista autônomo, por exemplo, é responsável por organizar sua própria rotina de trabalho, fazer orçamentos e prospectar novos clientes. Com certeza a produtividade é um desafio diário na sua rotina de trabalho.
Uma qualificação profissional, além de o tornar mais competitivo no mercado de trabalho, pode ser um gás na produtividade diária.
Um profissional na área elétrica por exemplo deve ter dois cursos essenciais:
Pode-se procurar uma qualificação como o treinamento NR10, que garante a segurança do profissional que trabalha em instalações elétricas e serviços com eletricidade é considerado requisito básico.
Já a realização do treinamento em NR 35 para que possa realizar serviços em altura, é considerado um diferencial, já que pode resolver demandas que são muito comuns no mercado e nem todos os profissionais possuem.
Faça uma pesquisa dos principais cursos e treinamentos disponíveis no mercado, de acordo com seus objetivos profissionais.
Buscar novos conhecimentos também é uma forma de se manter motivado e alimentar sua produtividade.
- Saiba dizer não quando necessário
O número de trabalhadores sobrecarregados está cada vez maior. Parece que as tarefas não param de surgir, e sempre com muita urgência. Como dar conta de tantas demandas urgentes?
Em primeiro lugar, saber dizer “não” é essencial para evitar uma sobrecarga ou desgaste mental.
A partir do seu planejamento você consegue entender o que é prioridade e o que não é.
Se alguma “urgência” de terceiros aparecer, é importante avaliar bem e aprender a dizer não quando for necessário. Ser eficiente também é entender seus limites.
A Matriz de Eisenhover é uma ferramenta de gestão de tempo excelente para classificar suas tarefas diárias. A metodologia classifica as tarefas em 4 tipos e ainda auxilia o que fazer com elas:
- Importante e urgente: tarefas que precisam ser priorizadas e realizadas imediatamente;
- Importante e não urgente: tarefas que você pode decidir quando fazer, sem pressa;
- Não importante e urgente: tarefas que você pode dizer “NÃO” e delegar para outra pessoa;
- Não importante e não urgente: tarefas que você pode adiar ou não fazer.
Usar essa metodologia vai te ajudar a enxergar com mais facilidade quais as atividades devem ser priorizadas na sua rotina
4- Foque em uma tarefa por vez
Aquele profissional multitarefas é um grande mito. Fazer muitas coisas ao mesmo tempo não é produtividade.
O multitarefas na verdade é o profissional que vai alternando entre as tarefas que faz. Mas isso pode ser muito prejudicial à produtividade.
Pesquisas mostram que optar tentar focar em várias tarefas pode custar até 40% do seu tempo produtivo. O tempo que você leva para executar várias tarefas ao mesmo tempo é maior do que focar em cada uma por vez.
O ser humano não consegue realizar várias atividades cognitivas de uma vez só. Por isso, a melhor tática é: foque em uma tarefa por vez.
Conforme sua lista de prioridades, defina o tempo necessário para cada tarefa.
A técnica Pomodoro é uma ferramenta muito boa para manter o foco. Ela foi desenvolvida pelo italiano Francisco Cirillo, em 1988. O objetivo dela é gerir o tempo, entendendo que ele é um aliado valioso para fazer o que queremos, e como queremos.
O método é bem simples:
Durante duas horas você vai realizar determinada tarefa. Em primeiro lugar, você mantém seu foco durante 25 minutos apenas na tarefa.
Após 25 minutos você faz uma pausa de 5 minutos, e assim sucessivamente até completar duas horas.
Dessa forma você consegue potencializar o seu foco, e ainda descansar. O descanso também contribui muito para o foco.
5- Organize seu ambiente de trabalho
As condições do ambiente influenciam diretamente na sua produtividade. Equipamentos, objetos, mobiliários, higiene, isso traz um impacto na sua saúde física e mental.
Você passa boa parte do seu dia nesse ambiente, se ele não é adequado a suas necessidades físicas e até mesmo psicológicas, a longo prazo sua saúde é prejudicada.
A ergonomia é uma ciência que estuda a relação do homem com o trabalho. O objetivo é estabelecer práticas no trabalho que favoreçam os profissionais a executar suas demandas com mais qualidade de vida.
A ergonomia é essencial para a prevenção de doenças laborais, que causam muito impacto na capacidade de trabalho do profissional.
Se você precisa passar 8 horas por dia em frente a um computador, sentado, você precisa de um cenário que proporcione conforto, minimizando os danos físicos.
A posição do monitor, a forma como você digita, o mobiliário, a cadeira, tudo deve ser escolhido com base na ergonomia.
Toda empresa tem a responsabilidade de fiscalizar as condições de trabalho, oferecer treinamentos, ginástica laboral, incentivo às pausas, e oferecer a melhor condição de trabalho para seus colaboradores.
Como colaborador, você deve respeitar os momentos de pausa, e as posições adequadas para executar sua atividade. Se a empresa não respeita as necessidades físicas e psicológicas dos colaboradores, você deve exigir que mudanças sejam feitas.
Nada muda de um dia para o outro. A produtividade também depende de constância e paciência, Comece aos poucos seguindo cada uma das dicas. Alguns dias serão melhores que os outros. Mas não desista !
