A produtividade é um dos fatores mais importantes para o crescimento dos negócios, e é exatamente isso que a ferramenta 5W2H faz. Ela é muito poderosa para profissionais que desejam otimizar seu tempo e aumentar sua produtividade.
Embora seja importante manter os funcionários e outros parceiros motivados e continuamente produtivos, nem sempre é fácil devido a vários fatores na rotina de trabalho.
Por exemplo, de acordo com uma pesquisa recém-divulgada, a produtividade horária real caiu 8,3% em 2021 em relação a 2020, ano em que o índice aumentou 12,1%.
O declínio ocorre mesmo após um retorno gradual ao trabalho presencial, com muitas empresas adotando o trabalho em casa com suporte técnico em TI, e mesmo quando as restrições impostas pela pandemia diminuíram.
Com isso, todos os líderes querem estar um passo à frente na melhoria da produtividade e eficiência dos processos, pois precisam entender, aplicar e testar diversas estratégias para atingir suas métricas adequadas para garantir essa produtividade dos seus funcionários.
Com isso, vários tipos de ferramentas surgiram como soluções, mas de fato o 5W2H é um método completo para esta finalidade.
Portanto, fique atento a este conteúdo para saber mais sobre o 5W2H, como funciona essa ferramenta e como aplicá-la ao seu negócio para obter bons resultados. Continue lendo!
Afinal, o que é 5W2H?
De fato, para esclarecer suas dúvidas antes de falar sobre os métodos desta ferramenta, vamos esclarecer a definição e as características do 5W2H.
O 5W2H é um método utilizado em empresas e até mesmo em projetos pessoais para garantir maior organização, produtividade e eficiência em qualquer atividade que exija desenvolvimento.
Nesse sentido, seja na gestão de frota de veículos leves ou em uma empresa de logística, essa ferramenta pode ser muito útil. Ela é composta por 7 perguntas básicas que os profissionais devem responder para planejar e executar um projeto ou tarefa.
Logo, o 5W2H proporcionará então uma melhor visibilidade das oportunidades de trabalho e do caminho em todas as etapas de sua execução.
Portanto é uma ferramenta de qualidade que auxilia na revisão e monitoramento do processo, identificando as oportunidades de melhoria, seja para desconto de títulos factoring ou para manter a sinergia entre profissionais para atingir suas metas e objetivos.
Como funciona o 5W2H?
De forma bem simples e direta, o 5W2H é um acrônimo derivado das palavras em inglês para:
- O quê;
- Por que;
- Onde;
- Quando;
- Quem;
- Como;
- Quanto.
Os idealizadores deste projeto de amostra precisavam responder a estas 7 perguntas de forma simples e objetiva para ter uma visão clara de como se desenrolam as tarefas que serão executadas. Por exemplo:
- O que: Melhorar as atividades de marketing;
- Por que: Gerar leads mais qualificados;
- Onde: Nas redes sociais;
- Quando: Nos próximos 3 meses;
- Quem: Gerente e equipe de marketing;
- Como: Utilizando um software de gerenciamento;
- Quanto: Plano mensal + ferramenta + bônus.
Essas perguntas geralmente são respondidas em uma tabela ou planilha e, com uma visão de alto nível do projeto e dos recursos necessários para executá-lo, você pode começar a definir e atribuir tarefas competentes a cada profissional.
A abordagem 5W2H pode ser usada para organizar inúmeras atividades, priorizar e otimizar tempo e custo.
Como inserir o 5W2H na sua empresa?
A abordagem 5W2H é uma maneira muito básica, mas muito objetiva, de começar a planejar qualquer plano de ação para qualquer área ou processo do seu negócio, seja para uma empresa despachante aduaneiro logística ou uma loja de projetos de construção.
Para começar a criar seus formulários, conte com a ajuda de pessoas do departamento onde a prática será implementada para evitar retrabalho.
Isso porque essas pessoas poderão ajudá-lo a pensar no que pode ou não funcionar em campo com base em sua experiência na área, eliminando a necessidade de remarcar quando não for viável, seja por falta de tempo ou de recursos.
Além disso, é importante utilizar o 5W2H em conjunto com outras metodologias, como o uso de métodos ágeis como o Kanban.
Os quadros Kanban fornecem visibilidade e transparência em todas as fases de um projeto, incluindo o fluxo de tarefas para cada parte interessada, o que está feito ou pendente e, o mais importante, ajudam a gerenciar o tempo gasto nas atividades.
Em seguida, tenha um objetivo claro para definir seus 5W2H, pois são planos de ação bem específicos para o que você deseja melhorar.
Pense no propósito do 5W2H
Este é o primeiro passo para incorporar o 5W2H em sua prática profissional: entenda o que você quer alcançar a curto ou longo prazo com este programa.
Claro que cada empresa e negócio tem suas particularidades e necessidades, desde aspectos burocráticos como declaração de importação caso seja uma empresa fornecedora, até regularidade com vigilância sanitária em caso de padarias e restaurantes.
Ou seja, entender os pontos fracos do seu negócio, independentemente se é produto ou serviço, a fim de melhorá-lo, atrair mais clientes, aumentar a receita e aumentar o reconhecimento de marca são pontos cruciais de todo empreendimento.
Para realizar todas as pesquisas necessárias e identificar seus objetivos, você precisará usar software de análise e big data, até mesmo dados de ERP integrado, ferramentas de marketing, pesquisas de NPS e feedback de clientes, software de RH e várias outras fontes.
Responda as 7 perguntas do 5W2H
As questões 5W2H precisam ser respondidas de forma bem objetiva para não contaminar sua mesa e facilitar a visualização dos planos descritos.
Então descubra a resposta para cada pergunta abaixo:
- O que será feito no projeto?
Neste primeiro ponto você precisa responder qual é o objetivo do plano de ação que está desenvolvendo para seu conteúdo ou qual problema deseja resolver com ele.
Por exemplo, se você tem uma empresa de consultoria contábil para abertura de empresa, pode pensar em quais estratégias são melhores para conquistar mais clientes B2B.
- Por quê?
Aqui você precisa responder por que deseja realizar este plano e considerar os benefícios que poderá obter ao concluir o projeto e/ou tarefa.
Nesse sentido, pode-se pensar em estratégias de melhorias internas ou externas. Logo, pode ser o objetivo para melhorar o relacionamento entre os colaboradores, melhorar o cabeamento estruturado empresas ou aumentar as vendas e aumentar os lucros.
- Onde o projeto será executado?
Responda onde seu plano de ação será implementado, por exemplo em todo o departamento, apenas em equipes ou mesmo em filiais, em canais de comunicação específicos com clientes, redes sociais, enfim, onde está o foco do target.
- Quando o projeto será implementado?
Neste campo você pode definir o prazo para início da implementação da estratégia (por exemplo em 2 meses) e conclusão (o plano precisa ser executado em até 2 meses).
- Quem vai executar o projeto?
Responda aqui quem estará envolvido na tarefa e responsável por atingir as metas estabelecidas, como determinados funcionários ou toda a equipe.
- Como será feito o projeto?
Nessa questão deve-se considerar todos os recursos necessários para a implementação do plano, como ferramentas, treinamentos, materiais detalhados, melhores canais de comunicação, etc.
- Quanto custará o projeto?
Ao final, você responderá com base em todas as outras respostas, por exemplo, quanto custará implementar o programa, seja com colaboradores, parceiros, software ou publicidade.
Após o macroplanejamento do plano de ação, o responsável por cada tarefa realmente precisa ser identificado com grande detalhe.
Portanto, utilizar um software de gerenciamento de projetos para criar e atribuir requisitos metodicamente para que ninguém fique sobrecarregado para que todos possam fazer todas as coisas necessárias é a melhor medida para sua empresa.
Logo, em vez de deixar para trás projetos pendentes que possam atrasar um prazo determinado, é possível garantir o andamento dos projetos com esse tipo de gerenciamento através de softwares.
Resultados de medição
É claro que você precisa medir os resultados obtidos com o 5W2H para ver se a abordagem está realmente tornando sua equipe mais produtiva e mais uma organização para atingir os objetivos da sua empresa.
Da mesma forma, ferramentas de análise de dados ou inteligência de negócios podem fornecer painéis personalizados com base no que você deseja seguir, o que faz sentido.
Monitore de perto e continuamente todos os pontos do seu plano de ação para permitir tempo suficiente para corrigir eventuais inconsistências que impactarão negativamente e sempre desenvolver melhores estratégias.
Considerações finais
O 5W2H é uma ferramenta muito simples de ser utilizada em vários tipos de empresas, mas que pode proporcionar altos ganhos de produtividade.
Isso porque nessa metodologia as respostas às 7 questões estratégicas irão nortear o plano de ação para atingir diferentes objetivos ou executar projetos, tarefas e processos que cada membro de uma equipe está realizando.
Para colocar o 5W2H em prática na sua empresa você vai precisar das ferramentas certas e da colaboração de todos os envolvidos, o que ajudará continuamente a atingir metas e resultados de forma mais clara e organizada.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
