Se você tem uma empresa e precisa comunicar seu endereço de e-mail, é melhor não fornecer endereços genéricos, como os que terminam em @yahoo.br ou @gmail.com. 

Idealmente, o seu deve refletir seu setor ou incluir o nome da sua empresa. A maioria dos consumidores confiaria mais em um endereço de e-mail com o nome de uma empresa do que em um endereço de e-mail gratuito.

O que um endereço de e-mail deve incluir?

Um endereço de e-mail segue o formato “aname@yourcompanyname” e consiste em três elementos principais. A primeira parte é uma string alfanumérica. Por exemplo, geralmente consiste em seu nome e sobrenome separados por um ponto ou traço. 

O caractere “@” separa esta primeira parte do restante do endereço. Ele é seguido por um nome de domínio, como o nome de sua empresa ou atividade, e termina com uma extensão (ou domínio de nível superior), como .com ou .net.

Dicas práticas para criar um bom endereço de e-mail

Mais do que apenas uma ferramenta para enviar e receber mensagens, uma conta de e-mail comercial permite que você personalize totalmente suas informações de contato.

 Assim, ao contrário de contas de e-mail genéricas como Yahoo, Gmail ou Hotmail, que são mais adequadas para uso privado, aqui você pode incluir um nome, sobrenome e nome da empresa em seus e-mails profissionais. Para configurar um bom endereço de e-mail profissional, há várias coisas a serem lembradas.

Primeiro, lembre-se de usar seu nome de domínio (@yourbusinessname.com). A maioria dos consumidores considera ter um endereço de e-mail em seu nome mais confiável para uma empresa do que ter um endereço de e-mail gratuito.

Evite endereços de e-mail excessivamente longos, como “rodrigo-michel.souza@yourcompanyname.com” sempre que possível. É melhor optar por “Rodrigo.souza@yourcompannyname.com. Se seu nome e sobrenome forem longos, considere encurtá-los. 

Um endereço longo não será fluido o suficiente e provavelmente terá menos impacto na pessoa que você está contatando. Use sua própria assinatura na parte inferior de seus e-mails. 

Todas as informações de contato importantes devem estar em sua assinatura. Isso inclui pelo menos, e de acordo com seus desejos, seu nome completo, seu endereço de e-mail e seu número de telefone. Se você é uma microempresa, saiba que não é obrigatório ou necessário especificar seu endereço físico.

Quais soluções gerenciam sua caixa de entrada?

Aplicativos de e-mail (o Mozilla Thunderbird é o mais conhecido) ou fornecedores que oferecem soluções gratuitas como Microsoft Outlook , Google Apps for Work e Workmail podem ajudar você a gerenciar sua caixa de correio de trabalho. 

Seu registrador e/ou provedor de serviços de hospedagem pode fornecer a você um serviço de e-mail profissional não apenas para gerenciar vários endereços de e-mail, mas também para acessar serviços ao cliente e outros recursos úteis, como integração de calendário, gerenciamento de contatos e/ou software antivírus/antispam. 

Por último, não se esqueça de que a gestão de mais endereços exigirá espaço de armazenamento adicional e, portanto, exigirá um investimento adaptado a essas novas necessidades.